Çocuk koruma, CampusORG’un okul gezilerindeki temel ilkesidir. Programın hazırlanmasından hizmet sağlayıcılarının seçimine, saha ekibinin görevlendirilmesinden gezi boyunca yürütülen uygulamalara kadar bütün süreçlerde öğrencilerin güvenliği ve esenliği öncelikli olarak gözetilir.

Mesleki davranış ve öğrenciyle iletişim

Görevli personel ile öğrenciler arasındaki iletişim, mesleki sınırlar içinde ve denetlenebilir koşullarda yürütülür. Personelin öğrencilerle kapalı bir ortamda denetimsiz biçimde yalnız kalması, kişisel yakınlık kurması veya özel iletişim yürütmesi yasaktır.

İlk yardım müdahaleleri dışında öğrencilerle fiziksel temas kurulması yasaktır.

Bir öğrencinin sorununu birebir paylaşması gerektiğinde mahremiyeti korunur; görüşme, çocuk koruma ilkelerine uygun ve denetlenebilir koşullarda gerçekleştirilir.

Rehberlerimiz ve grup liderlerimiz gezi süresince alkol tüketmez. Görevli ekip, muhakeme ve karar verme yetisini, dikkatini ve acil müdahale kapasitesini korumakla yükümlüdür.

Personel taraması

Öğrencilerle doğrudan temas eden bütün CampusORG personelinden ve grup liderlerinden, görevlendirme öncesinde güncel adli sicil kaydı alınır.

Saha ekibi, görevlendirme öncesinde çocuk koruma ilkeleri ve bildirim prosedürü konusunda eğitim alır.

Bildirim ve müdahale

Merkez ofisimizde, çocuk koruma süreçlerinden sorumlu bir yetkili görev yapar.

Bir öğrencinin güvenliği veya esenliğiyle ilgili her endişe ya da kural ihlali, saha ekibi tarafından derhal ve en geç aynı gün içinde çocuk koruma sorumlusuna bildirilir ve yazılı olarak kayıt altına alınır. Okul yönetimi gecikmeksizin bilgilendirilir; veliyle iletişim okul yönetimiyle birlikte yürütülür.

Gezi başlamadan önce aşağıdaki iletişim bilgileri önce okul yönetimiyle, ardından katılımcı velileriyle paylaşılır:

• Görevli rehberin iletişim bilgileri.
• Görevlendirilmişse grup liderinin iletişim bilgileri.
• Geziye özel acil iletişim hattı.
• 7/24 çalışan merkez ofis kriz masası hattı.

Gezi boyunca farklı sorumlulara ulaşan birden fazla acil iletişim kanalı sunulur.

Rehberlerimizin oda ve cep telefonları gece boyunca açık tutulur. Sağlık, güvenlik ve diğer acil durumlarda saha ekibi ile merkez ofis koordinasyon içinde hareket eder.

Bilgilendirme ritmi

Gezi öncesinde yüz yüze veya çevrim içi bir veli bilgilendirme toplantısı yapılır. Program, gezi kuralları, iletişim kanalları ve hazırlık listesini içeren yazılı bilgi notu velilerle paylaşılır.

Gezi boyunca her uçuşun kalkışında ve inişinde, otele varışta ve her akşam günün kısa özeti, okul yönetimiyle belirlenen kanal üzerinden paylaşılır.

Yazılı risk değerlendirmesi

Her gezi için teklif aşamasında yazılı bir risk değerlendirmesi hazırlanır ve teklifle birlikte okul yönetimine sunulur. Değerlendirme; gidilecek ülkeler için T.C. Dışişleri Bakanlığı’nın güncel seyahat uyarılarını, her konaklama yerine en yakın tam teşekküllü hastaneyi ve uzaklığını, programdaki etkinliklere özgü riskleri ve alınacak önlemleri, yerel acil durum numaralarını ve her önlemin sorumlusunu kapsar.

Risk değerlendirmesi gezi tarihine kadar değişen koşullara göre güncellenir; onaylanmış son hâli gezi öncesinde okul yönetimiyle paylaşılır.

Kayıt sürecinde her katılımcıdan sağlık ve beslenme formu alınır. Formda kronik rahatsızlıklar, alerjiler, düzenli kullanılan ilaçlar ve beslenme tercihleri yer alır.

Bu bilgiler özel nitelikli kişisel veri olarak korunur; yalnızca görevli öğretmenler, rehber ve ilgili operasyon ekibiyle, gerektiği ölçüde paylaşılır.

Gıda alerjileri, rezervasyonlu restoranlara ve otellere önceden, yerel dilde ve yazılı olarak bildirilir. Rehber ve görevli öğretmenler, alerjisi bulunan öğrencileri ve alınması gereken önlemleri bilir.

Düzenli kullanılan ilaçların kimde saklanacağı ve nasıl kullanılacağı, gezi öncesinde veliyle birlikte yazılı olarak belirlenir.

Bir öğrencinin sağlık kuruluşuna gitmesi gerektiğinde yanında her zaman bir görevli öğretmen veya rehber bulunur; hiçbir öğrenci hastanede yalnız bırakılmaz. Okul yönetimi ve veli derhal bilgilendirilir.

Serbest zaman, yalnızca güvenli olarak değerlendirilen ve sınırları önceden belirlenmiş alanlarda verilir. Öğrenciler en az üç kişilik gruplar halinde hareket eder; buluşma noktası ve saati önceden bildirilir.

Serbest zaman boyunca görevli öğretmenler ve rehber, öğrencilerin kolayca ulaşabileceği belirli noktalarda bulunur.

Otelden her çıkışta, her araca binişte ve her buluşmada sayım yapılır.

Her öğrenciye; otelin adının ve adresinin yerel dilde yazılı olduğu, rehberin ve acil iletişim hatlarının numaralarını içeren bir iletişim kartı verilir.

Bir öğrenciye belirlenen sürede ulaşılamaması halinde, saha ekibinin görev dağılımını tanımlayan yazılı arama protokolü derhal uygulanır; okul yönetimi ve merkez ofis eş zamanlı olarak bilgilendirilir.

Havalimanı transferleri, şehir içi ve şehirlerarası yolculuklar yalnızca ilgili ülkede yetki belgesine sahip taşıma firmalarıyla yapılır.

Kullanılan araçların bütün koltuklarında emniyet kemeri bulunur; öğrencilerin yolculuk boyunca kemer takması sağlanır.

Şoförlerin, bulunulan ülkenin yasal sürüş ve dinlenme sürelerine uyması şarttır. Günlük program bu sürelere göre planlanır.

Şoförlerin görev süresince alkol kullanmaması, hizmet alınan firmalarla çalışmanın temel koşuludur.

Öğrenciler ve görevli öğretmenler dahil her katılımcı, gezinin tamamını kapsayan yurt dışı seyahat sigortasıyla sigortalanır. Teminat tutarı hiçbir gezide, gidilecek ülkenin vize için istediği tutarın altında olamaz.

Vize için istenen asgari sigorta yalnızca acil tedavi ve tıbbi nakil masraflarını şart koşar. CampusORG’un yaptırdığı poliçe bununla sınırlı kalmaz; aile desteğini, bagajı, uçuş aksaklıklarını, ferdi kazayı ve tur iptalini de kapsayan 20’yi aşkın teminat içerir.

Başlıca teminatlar (kişi başına)

Önemli koşullar

• Tur iptali teminatı; katılımcının ya da birinci derece bir yakınının ağır hastalığı, kazası veya kaybı, mahkeme çağrısı ve evde ağır hasar gibi poliçede sayılan mücbir sebepler için geçerlidir. Bu koşullar kayıt sırasında veliye açıklanır.
• Acil bir durumda sigorta şirketinin acil yardım hattını rehberimiz ya da merkez ofisimiz arar; tedavi ve nakil süreci bu hat üzerinden, sigorta şirketinin onayıyla yürütülür.
• Tüm teminatlar, poliçeyi düzenleyen sigorta şirketinin genel ve özel şartlarına tabidir.

Poliçe özeti; teminatlar, muafiyetler ve acil durumda aranacak asistans hattıyla birlikte veliye yazılı olarak iletilir.

CampusORG, okul grubunu yurt dışına tek başına gönderip yalnızca destinasyonda karşılayan yerel rehberlik modeliyle çalışmaz.

Rehberlik hizmetimiz Türkiye sınırları içinde başlar ve Türkiye sınırları içinde sona erer. Rehberlerimiz grubu Türkiye’de teslim alır, gezi boyunca eşlik eder ve dönüşte Türkiye’de bırakır.

İstanbul dışındaki okullarımız için asgari hizmet kapsamı İstanbul Havalimanı’nda başlar ve burada sona erer. Talep doğrultusunda rehberimiz okulun bulunduğu şehirden itibaren gruba eşlik edecek şekilde görevlendirilir.

Saha ekibinin büyüklüğü

Görevlendirilecek rehber ve grup lideri sayısı; öğrenci sayısı, bölgedeki araçlarımızın kapasitesi, öğrencilerin yaş grubu ve programın yoğunluğu gibi ölçütlere göre belirlenir. Kalabalık gruplarda rehbere ek olarak ikinci bir rehber, uzman bir grup lideri ya da her ikisi görevlendirilir.

Rehberlerimizin asgari özellikleri

• Mesleklerinde en az 20 yıllık deneyim.
• Çok sayıda ülkede edinilmiş saha tecrübesi.
• En az iki dil bilgisi.
• Öğretmen ve öğrencilerle iletişim konusunda pedagojik eğitim.
• Okul gruplarının yönetimi ve çocuk koruma ilkeleri konusunda yeterli deneyim.

Rehberlerimizin günlük görevleri, öğretmenlerin uyanma saatinden önce başlar; oda kontrolleri tamamlanıp öğretmenlerin dinlenmeye çekildiği saate kadar devam eder. Gece boyunca acil iletişime açık olmaları ayrıca sağlanır.

Her 10 öğrenci için bir görevli öğretmenin katılımı sağlanır. Öğrenci sayısı 40’a ulaştığında dört öğretmen ve bir idarecinin katılımı sağlanır.

Katılım sayısındaki değişiklikler, okulun görevlendirme koşulları ve programın gözetim ihtiyaçları doğrultusunda birlikte belirlenir. Standart katılım sayısının değiştirilmesinden doğan maliyet gezi ücretine yansıtılır.

Karşılanan giderler

Konaklama düzeni

Öğretmenlerin konaklamaları çift kişilik odalarda planlanır. Cinsiyet dağılımında tek kalan öğretmenler için tek kişilik oda sağlanır.

Örneğin üç kadın ve bir erkek öğretmenin katılımında bir çift kişilik oda ve iki tek kişilik oda sağlanır.

Katılan idarecilerin konaklamaları her zaman tek kişilik odada sağlanır.

Her gezi programı, okul yönetimi ve görevli öğretmenlerle birlikte belirlenen eğitim hedefleri doğrultusunda hazırlanır; ziyaretler ilgili ders kazanımlarıyla eşleştirilir.

Müze, kurum ve üniversite ziyaretleri, öğrencilerin yaş grubuna ve sınıf düzeyine uygun içerik ve süreyle planlanır.

Gezi öncesinde öğrencilere destinasyon, ziyaret noktaları ve yerel kültürel kurallar hakkında hazırlık materyali verilir.

Dünyanın her yerinde en az 4 yıldızlı otellerle çalışılır. Uluslararası zincir oteller tercih edilir; çünkü seçtiğimiz otelin dünyanın neresinde olursa olsun hangi hizmeti ve hangi koşulları sağladığından emin olmamız gerekir.

Otel seçiminde ilk değerlendirme ölçütümüz tesisin müşteri profilidir.

Festival, konser ve parti katılımcılarının tercih ettiği otellerle çalışılmaz. Ticaret yolu güzergâhlarında, uzun yol şoförlerinin tercih ettiği otellerle çalışılmaz. Last Minute, yani son dakika rezervasyon sitelerinde kaydı bulunan otellerle çalışılmaz.

Oteller, Google Maps üzerinde oteli merkez alan beş kilometre yarıçaplı bir değerlendirme alanı içinde incelenir. Bu alan içinde tam teşekküllü bir hastane bulunması zorunlu seçim ölçütlerimizden biridir.

Öğrenci odaları

Kız ve erkek öğrenciler hiçbir koşulda aynı odada konaklamaz.

Oda yerleşimi, görevli öğretmenlerin onayladığı oda listesine göre yapılır. Bu liste otele önceden iletilir ve oda dağılımı buna göre yapılır; oda numaralarını içeren liste girişte görevli öğretmenlere teslim edilir.

Bütün öğrenciler için ayrı yatak sağlanır. Aynı yatakta birden fazla öğrencinin konaklamasına izin verilmez. Bu şart, otelle yapılan ilk görüşmede açıkça belirtilir.

Öğrenci odalarında standart yerleşim iki kişiliktir.

Cinsiyet dağılımında tek sayı oluşması veya görevli öğretmenlerin kesin talebi bulunması halinde, okulun yazılı onayıyla üç kişilik oda sağlanabilir. Üçüncü yatağın diğer yataklarla aynı standartta olmayacağı okul yönetimine açıkça bildirilir. Okulun talebi üzerine ayrıca veli onayı alınır.

Güvenlik nedeniyle standart uygulamada tek kişilik öğrenci odası sağlanmaz. Ancak okul yönetiminin yazılı talebi ve onayıyla tek kişilik oda sağlanabilir; ücret farkı ayrıca bildirilir. Okulun talebi üzerine veli onayı da alınır.

Otel seçiminde güvenlik, temizlik, konfor ve pedagojik uygunluk öncelikli olarak değerlendirilir. Kahvaltı çeşitliliği tesise göre değişir ve çeşitlilik konusunda garanti verilmez.

Gece düzeni

Öğrenci odaları, mümkün olan en az sayıda katta ve görevli öğretmenlerin odalarına yakın konumda planlanır.

Öğrenci odalarındaki minibarlar boşaltılır veya kilitlenir; ücretli TV ve benzeri ücretli oda hizmetleri kapatılır.

Yalnızca 24 saat açık resepsiyonu bulunan otellerle çalışılır.

Yangın ve tahliye güvenliği

Yangın alarm sistemi ve acil çıkış işaretlerinin bulunduğu, rezervasyon öncesinde otelden yazılı olarak teyit edilir.

Otele varışta rehber ve görevli öğretmenler, öğrenci odalarının bulunduğu katlardaki acil çıkışları ve tahliye yolunu kontrol eder.

İlk akşam öğrencilere toplanma noktası ve alarm durumunda yapılacaklar anlatılır: asansör kullanılmaz, eşya alınmaz, toplanma noktasında sayım yapılır.

CampusORG’un bütün öğünleri kapsayan programları bulunmaktadır. Bu paketler özellikle 4, 5, 6 ve 7. sınıflar için önerilir.

8–12. sınıflarda, öğrencilerin yemeklerini sürekli belirli restoran ve menülerle sınırlandırmak yerine seçim yapabilecekleri düzenlemeler tercih edilir. Yoğun günlerde, tam günlük etkinliklerde veya özel lokasyonlardaki kurum ziyaretlerinde sabit yemek alternatifleri programa eklenir.

Bu yemeklerden doğabilecek ek ücretler gezi öncesinde önce okul yönetimine bildirilir; okulun onayından sonra velilere yazılı olarak iletilir.

Programı hazırlayan ekipten sahadaki rehbere kadar bütün çalışanlarımız öğrencilerin temel ihtiyaçlarını öncelikli olarak gözetir. Yemeğin yanı sıra suya erişim, tuvalet ve dinlenme ihtiyaçları için de rota planlaması ve ön hazırlık yapılır.

Yemek molaları, öğrencilerin yaşları, makul öğün aralıkları ve güzergâh dikkate alınarak düzenlenir. Bölgenin koşullarına göre rezervasyonlu restoranlarda veya kontrollü serbest seçim imkânı sunan konumlarda yemek molası verilir.

Destinasyona göre yemek düzeni

Japonya ve Kore gezilerimizde yemekler ön rezervasyonlu restoranlarda alınır; öğrenciler menüden seçim yapar. Avrupa gezilerimizde ise güvenli, merkezi, çok seçenekli ve kontrollü serbest zaman verilebilen bölgeler tercih edilir.

Yoğun günlerde ön hazırlık

Yoğun programlarda öğün aralıkları önceden değerlendirilir. Gerektiğinde öğrencilerin çantalarında atıştırmalık bulundurmaları yeterli süre önce bildirilir ve bunları temin edebilecekleri marketlerde mola verilir.

Beslenme tercihleri

Sağlık ve beslenme formunda belirtilen dini ve kültürel tercihler (ör. domuz eti içermeyen menü) ile vejetaryen beslenme, rezervasyonlu öğünlerde önceden planlanır. Serbest seçimli öğünlerde öğrencilere uygun seçenekler konusunda yol gösterilir.

Gıda alerjileri için 03 numaralı standart uygulanır.

Vize başvuru sürecinin tamamı, şirketimiz bünyesinde bulunan ve yalnızca okullarımız için çalışan vize departmanımız tarafından takip edilir.

Son kayıt tarihinden itibaren, kayıt formunda vize ihtiyacı olduğunu belirten velilerle doğrudan iletişim kurularak süreç başlatılır. Vize ihtiyacı bulunmadığını belirten katılımcıların da pasaport ve vize bilgileri alınarak gerekli kontroller yapılır.

Başvurulacak ülke, seyahatin gerçek güzergâhı ve ilgili konsolosluğun yetki kuralları doğrultusunda belirlenir. Başvuru merkezi seçimi, katılımcının ikamet bilgileri ve ilgili ülkenin başvuru koşulları dikkate alınarak yapılır. Birden fazla geçerli başvuru seçeneği bulunduğunda okulun konumu da değerlendirilir.

Randevu müsaitliği ve başvuru takvimi vize departmanımız tarafından takip edilir. Randevu konusunda sorun yaşanan ülkelerde okul yönetimi bilgilendirilir ve ilgili temsilciliklerle süreç iletişimi yürütülür.

Randevu alınamaması halinde kesintisiz iade

Vize randevusu alınamaması nedeniyle geziye katılamayan kişinin, gezi bedeli kapsamında CampusORG’a yaptığı ödemeler kesintisiz iade edilir.

Bu güvence yalnızca randevusu alınamayan katılımcı için geçerlidir. Diğer katılımcıların kayıtlarını ve gezinin devamını etkilemez.

Vize retleri

Okul gruplarımızın vize başvurularında bugüne kadar gerçekleşen ret oranı 1/1000’dir.

Başvuru sahibinden kaynaklanan bireysel nedenlerle alınan retlerde sorumluluk veliye aittir. İade işlemi, mevzuat ve sözleşme koşulları doğrultusunda değerlendirilir. Uygulanabilecek kesinti, gerçekten iade alınamayan bedelleri aşamaz; kalan tutar katılımcıya iade edilir.

Evrak yönetimi

Velilere ait vize evrakları kampüse gönderilmez. Evrak süreci doğrudan merkez ofisimiz üzerinden yürütülür. Eksik belgeler için veliyle doğrudan iletişim kurularak süreç tamamlanır.

Okuldan yalnızca görevli öğretmenlerin başvurularına ilişkin belgeler, katılımcı belgesi ve konsolosluk yazısı gibi kurumsal evraklar talep edilir.

MEB izin sürecine ilişkin evrak hazırlığı, bütün katılımcı kayıtları tamamlandıktan sonra başlatılır.

MEB süreçlerinden sorumlu personelimiz, başvuruda kullanılacak belgeleri hazırlayarak okul yönetimine ulaştırır. Başvuru sırasında ek belge veya destek ihtiyacı oluşması halinde okul yönetimine yardımcı olunur.

Pasaport, vize evrakı ve sağlık bilgileri gibi kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak, erişimi yetkili personelle sınırlı ortamlarda saklanır.

Bu veriler yalnızca gezinin gerektirdiği kurum ve kişilerle (konsolosluk, otel, havayolu, sigorta şirketi gibi) ve gerektiği ölçüde paylaşılır; işleme amacı ortadan kalktığında mevzuata uygun olarak silinir veya yok edilir.

Gezi sırasında çekilen fotoğraf ve videoların paylaşımında MEB mevzuatı ve okulun kuralları esas alınır.

CampusORG’un sosyal medya hesaplarında, web sitesinde ve tanıtım materyallerinde paylaşılan fotoğraflarda öğrencilerin yüzleri görünmeyecek şekilde düzenlenir.

Öğrencilerin bulunduğu yeri anlık olarak duyurmama ilkemiz gereği, güvenlik nedeniyle gezi süresince fotoğraf veya geziyle ilgili sosyal medya paylaşımı yapılmaz; paylaşımlar gezi tamamlandıktan sonra yapılır.

Velilerle paylaşılan fotoğraflar, okul yönetimiyle belirlenen kapalı kanallar üzerinden iletilir.

Her teklifte, fiyata dahil olan ve olmayan bütün kalemler standart bir tabloda ve aynı sırayla gösterilir.

Konaklama ve şehir vergileri, bahşişler, müze ve ören yeri girişleri, şehir içi ulaşım ve öğünler gibi kalemlerin fiyata dahil olup olmadığı açıkça belirtilir.

Teklifte yer almayan bir ücret gerekmesi halinde bu ücret önce okul yönetimine bildirilir; okulun onayından sonra velilere yazılı olarak iletilir.

İptal ve iade süreçleri, tüketici mevzuatı ve Paket Tur Sözleşmeleri Yönetmeliği çerçevesinde yürütülür.

CampusORG, okul ile veli arasında çatışma oluşmasını önleyen çözüm yollarını tercih eder. Şirketimizin takdirine bağlı kolaylıklar, jestler ve ek çözümler okul yönetiminin onayıyla uygulanır. Katılımcıların mevzuattan doğan hakları saklıdır.

İptal ve iade koşulları, kayıt formuna bağlı katılımcı sözleşmesinde paylaşılır. Veli, koşulları okuyup onayladıktan sonra kayıt işlemini tamamlar.

Gezinin başlamasından en az 30 gün önce yapılan fesih bildirimlerinde, ödenmesi zorunlu vergi, harç ve benzeri yasal giderler dışında kesinti yapılmaz.

30 günden daha kısa süre kala yapılan fesihlerde sözleşmede belirtilen koşullar uygulanır. Katılımcının gerekli özeni göstermesine rağmen öngöremediği ve engelleyemediği durumlar ile mücbir sebep hallerinde mevzuatın izin verdiği, belgelendirilebilir ve iadesi mümkün olmayan bedeller dikkate alınır.

İadeler, ilgili mevzuatta belirtilen bildirimin ulaşmasından itibaren en geç 14 gün içinde gerçekleştirilir.

THY grup biletlerinde değişiklik

CampusORG’un THY grup biletlerinde uyguladığı koşullar kapsamında, uçuştan 24 saat öncesine kadar katılımcı değişikliği yapılabilir. Bu işlem için ceza veya kesinti uygulanmaz.

Vize sürecine bağlı iptaller

Vize randevusu alınamayan katılımcıya kesintisiz iade yapılır.

Randevusu alınmasına rağmen gerekli evrakları göndermeyen, kendisiyle iletişim kurulamayan veya başvuru yükümlülüklerini yerine getirmemesi nedeniyle ret alan katılımcıların iadelerinde, mevzuatın izin verdiği kesintiler uygulanır. Kesinti, gerçekten iade alınamayan tutarı aşamaz.

Gezi bedeline ilişkin bütün ödemeler CampusORG’un kurumsal banka hesaplarına veya kurumsal sanal POS sistemlerine yapılır. Elden ödeme ve bireysel hesaplara ödeme kabul edilmez.

Gezi duyurusuyla belirlenen ilk ve son kayıt tarihleri baz alınarak, gezi başlangıcına kadar olan ay sayısı kadar havale taksiti uygulanır. Taksitlerin eşit tutarda olması zorunlu değildir. Mümkün olduğunca ödeme kolaylığı sağlanır.

Gezi başlamadan önce bakiyenin tamamının ödenmiş olması değiştirilemez bir esastır.

Gezinin rotasına göre EUR, USD veya GBP üzerinden fiyatlandırma yapılır. Türkiye’de yaygın kullanılan dokuz farklı bankadaki kurumsal hesap bilgilerimiz kayıt sırasında velilerle paylaşılır. Döviz transferi masrafını ve işlem zorluğunu azaltmak amacıyla veliler, kendi bankalarıyla aynı bankadaki hesabımızı kullanmaya yönlendirilir.

Kredi kartıyla taksitli veya tek seferde ödeme imkânı sunulur. Banka komisyonu ve ödeme sırasında esas alınan döviz satış kuru üzerinden hesaplanan toplam TL tutarı, ödeme öncesinde veliye bildirilir. Bu koşulları kabul eden veliler her taksiti veya toplam bedeli kredi kartıyla ödeyebilir.

TL ödeme yapmak isteyen velilere muhasebe departmanımız tarafından geçerli kur ve ödenecek tutar bilgisi iletilir. Bu uygulama kayıt formunda ve kayıt onay e-postasında açıklanır.

İade hesabı

İadeler yalnızca ödemenin yapıldığı bankadaki aynı hesaba ve aynı hesap sahibine yapılır. Başka bir banka hesabına veya başka bir kişiye iade yapılmaz.

Vize başvuru bedelleri

Vize başvuru bedelleri konsolosluk işlemleri için ödenir ve başvuran kişi adına belgelendirilir. Bu nedenle gezi ücretiyle birlikte kurumsal hesaplarımıza ödenmez.

Vize başvuru bedelleri başvuru sırasında veya başvuru evraklarıyla birlikte nakit teslim edilir.

Gezi bedeline ilişkin bütün ödemeler kurumsal banka hesaplarımız veya kurumsal ödeme sistemlerimiz üzerinden alınır. Bireysel hesaplara ödeme ve elden gezi bedeli tahsilatı kabul edilmez.

Faturalar, gezinin resmen tamamlanmasını izleyen beş iş günlük dönem içinde, yasal azami yedi günlük süre aşılmadan düzenlenir.

Faturaların hizmet açıklamasında okul adı, gezi adı, gezi tarihi ve öğrencinin adı ile soyadı yer alır.

Faturalar, hizmet bileşenlerine ve ilgili vergi mevzuatına uygun olarak düzenlenir. Yurt dışında sunulan hizmetler, uluslararası taşıma ve diğer hizmet bileşenleri bakımından uygulanması gereken vergi hükümleri esas alınır.

Kurumsal fatura

Gezi bedeli bir şirket veya kurumun banka hesabından ödendiğinde, talep üzerine fatura o kurum adına düzenlenir; bireysel hesaplardan yapılan ödemelerde kurumsal fatura düzenlenmez. Öğrenciye ve geziye ilişkin açıklama şartları kurumsal faturalarda da korunur.

Bu faturaların kurumsal muhasebede, çoğu şirket türü açısından gider olarak kabul edilmesi mümkün olmayabilir.

Her gezinin ardından görevli öğretmenlere ve velilere memnuniyet anketi gönderilir. Sonuçlar, rehber ve tedarikçi değerlendirmelerinde ve sonraki programların planlanmasında kullanılır.

Yazılı olarak iletilen şikâyet ve önerilere en geç beş iş günü içinde yazılı yanıt verilir.

Göstergeler ve yıllık karne

Anket sonuçlarından ve gezi kayıtlarından her eğitim-öğretim yılı için şu göstergeler hesaplanır:

• Öğretmen ve veli memnuniyeti: gezisini 5 üzerinden 4 veya 5 puanla değerlendirenlerin oranı.
• Anket yanıt oranı.
• Yazılı şikâyetlerden beş iş günü içinde yanıtlananların oranı.
• İadelerden 14 gün içinde tamamlananların oranı.
• Okul gruplarımızdaki vize başvurusu ve ret sayısı.

Göstergeler seçme veya ağırlıklandırma yapılmadan tüm yanıtlar üzerinden hesaplanır; her eğitim-öğretim yılının sonunda yanıt sayılarıyla birlikte yıllık karne olarak campusorg.com.tr/standartlar adresinde yayımlanır. Karnede öğrenci, veli veya okul adı yer almaz.

Bu standartlar yılda en az bir kez gözden geçirilir. Güncel sürüm her zaman campusorg.com.tr/standartlar adresinde yayımlanır.

Child protection is the founding principle of CampusORG school trips. In every process, from programme design and the selection of service providers to the assignment of field staff and the practices followed during the trip, students’ safety and wellbeing come first.

Professional conduct and communication with students

Communication between staff and students takes place within professional boundaries and under conditions that can be supervised. Staff are prohibited from being alone with a student, unsupervised, in a closed space, from forming personal closeness with a student and from conducting private communication with a student.

Physical contact with students is prohibited except when giving first aid.

When a student needs to share a problem one-to-one, their privacy is protected; the conversation takes place in line with child-protection principles and under conditions that can be supervised.

Our tour managers and group leaders do not drink alcohol during the trip. The team on duty is responsible for keeping its judgement, decision-making ability, attention and emergency-response capacity intact.

Staff screening

A current criminal record certificate is obtained before assignment from every CampusORG staff member and group leader who has direct contact with students.

Before assignment, field staff are trained in child-protection principles and the reporting procedure.

Reporting and response

A designated child-protection lead works at our head office.

Any concern or rule breach relating to a student’s safety or wellbeing is reported by field staff to the child-protection lead immediately, and no later than the same day, and is recorded in writing. School leadership is informed without delay; communication with parents is handled together with school leadership.

Before the trip begins, the following contact details are shared first with school leadership and then with participants’ parents:

• Contact details of the tour manager on duty.
• Contact details of the group leader, if one is assigned.
• A trip-specific emergency line.
• The head-office crisis desk line, staffed 24/7.

Throughout the trip, more than one emergency channel is available, each reaching a different person in charge.

Our tour managers keep their room and mobile phones on throughout the night. In health, security and other emergencies, the field team and head office act in coordination.

Update rhythm

Before the trip, a parent briefing is held in person or online. A written information note covering the programme, trip rules, contact channels and a packing list is shared with parents.

During the trip, a short update is shared through the channel agreed with school leadership at every flight departure and landing, on arrival at the hotel and every evening with a summary of the day.

Written risk assessment

For every trip, a written risk assessment is prepared at proposal stage and submitted to school leadership together with the proposal. It covers the current travel advisories of the Turkish Ministry of Foreign Affairs for each destination country, the nearest full-service hospital to each hotel and its distance, the risks specific to the activities in the programme and the measures taken, local emergency numbers, and the person responsible for each measure.

The risk assessment is updated as conditions change up to the trip date; the approved final version is shared with school leadership before departure.

During registration, a health and dietary form is collected for every participant. It covers chronic conditions, allergies, regular medication and dietary preferences.

This information is protected as special-category personal data and shared only with the accompanying teachers, the tour manager and the relevant operations team, to the extent necessary.

Food allergies are notified to booked restaurants and hotels in advance, in writing and in the local language. The tour manager and accompanying teachers know which students have allergies and what precautions to take.

Who keeps any regular medication, and how it is to be taken, is agreed in writing with parents before the trip.

Whenever a student needs to visit a medical facility, an accompanying teacher or the tour manager is always with them; no student is left alone in hospital. School leadership and parents are informed immediately.

Free time is given only in areas assessed as safe, with boundaries set in advance. Students move in groups of at least three; the meeting point and time are announced beforehand.

During free time, accompanying teachers and the tour manager are stationed at set points that students can easily reach.

A headcount is taken every time the group leaves the hotel, boards a vehicle or meets up.

Every student is given a contact card showing the hotel’s name and address in the local language, together with the numbers of the tour manager and the emergency lines.

If a student cannot be reached within the agreed time, a written search protocol setting out each field-team member’s role is put into action immediately; school leadership and head office are informed at the same time.

Airport transfers, city journeys and intercity travel are provided only by transport companies holding the required licence in the country concerned.

Every seat in the vehicles used has a seat belt, and we make sure students wear them throughout the journey.

Drivers must comply with the legal driving and rest times of the country they are in. The daily programme is planned around these limits.

Drivers not drinking alcohol while on duty is a basic condition of working with any transport company.

Every participant, students and accompanying teachers alike, is covered by international travel insurance for the whole trip. The amount of cover is never lower than the destination country’s visa requirement.

The minimum insurance required for a visa only has to cover emergency treatment and medical repatriation. The policy CampusORG takes out goes further: it includes more than 20 benefits, covering family support, baggage, flight disruption, personal accident and trip cancellation.

Main benefits (per person)

Important conditions

• Trip cancellation cover applies to the force majeure reasons listed in the policy, such as serious illness, an accident or a bereavement affecting the participant or a first-degree relative, a court summons or serious damage to the family home. These conditions are explained to parents at registration.
• In an emergency, our tour manager or head office calls the insurer’s emergency assistance line; treatment and medical transport are then handled through that line, with the insurer’s approval.
• All benefits are subject to the general and special conditions of the insurer issuing the policy.

A summary of the policy, including its cover, exclusions and the assistance line to call in an emergency, is sent to parents in writing.

CampusORG does not work with the local-guide model, in which a school group is sent abroad on its own and only met at the destination.

Our tour management starts within Türkiye and ends within Türkiye. Our tour managers receive the group in Türkiye, accompany it throughout the trip and bring it back to Türkiye on return.

For our schools outside Istanbul, the minimum scope of service starts and ends at Istanbul Airport. On request, our tour manager is assigned to accompany the group from the city where the school is located.

Size of the field team

The number of tour managers and group leaders is set according to criteria such as the number of students, the capacity of our vehicles in the region, the students’ age group and the intensity of the programme. For larger groups, a second tour manager, a specialist group leader, or both are assigned in addition to the tour manager.

Minimum requirements for our tour managers

• At least 20 years of professional experience.
• Field experience gained in many countries.
• Command of at least two languages.
• Pedagogical training in communicating with teachers and students.
• Sufficient experience in managing school groups and in child-protection principles.

Our tour managers’ working day begins before the teachers wake up and continues until room checks are complete and the teachers have retired for the night. Their availability for emergency contact throughout the night is also ensured.

One accompanying teacher takes part for every 10 students. When the number of students reaches 40, four teachers and one administrator take part.

Any change to the number of staff is decided together, in line with the school’s assignment rules and the supervision needs of the programme. The cost of changing the standard number is reflected in the trip price.

Expenses covered

Accommodation

Teachers are accommodated in twin rooms. Teachers left without a roommate because of the gender split are given a single room.

For example, if three female teachers and one male teacher take part, one twin room and two single rooms are provided.

Administrators taking part are always accommodated in single rooms.

Every trip programme is built around educational goals set together with school leadership and the accompanying teachers; visits are matched to the relevant curriculum outcomes.

Visits to museums, institutions and universities are planned with content and duration suited to the students’ age group and grade level.

Before the trip, students receive preparation materials about the destination, the places they will visit and local cultural norms.

We work only with hotels of at least four stars, anywhere in the world. We prefer international hotel chains, because we need to be certain what service and conditions the hotel we choose will provide, wherever it is in the world.

The first criterion in choosing a hotel is the profile of its guests.

We do not work with hotels favoured by festival, concert or party-goers. We do not work with hotels on trade routes that are favoured by long-haul truck drivers. We do not work with hotels listed on last-minute booking sites.

Hotels are assessed on Google Maps within a five-kilometre radius centred on the hotel. Having a full-service hospital within this radius is one of our mandatory selection criteria.

Student rooms

Girls and boys never share a room, under any circumstances.

Rooms are allocated according to a rooming list approved by the accompanying teachers. The list is sent to the hotel in advance and rooms are assigned accordingly; on check-in, the list with room numbers is handed to the accompanying teachers.

Every student has their own bed. More than one student may not sleep in the same bed. This condition is stated clearly in the very first conversation with the hotel.

The standard arrangement for student rooms is two students per room.

If the gender split leaves an odd number, or if the accompanying teachers make a firm request, a triple room can be provided with the school’s written approval. School leadership is told clearly that the third bed will not be of the same standard as the others. At the school’s request, parental consent is also obtained.

For safety reasons, single rooms are not provided for students as standard. However, a single room can be provided at the written request and with the approval of school leadership; the price difference is notified separately. At the school’s request, parental consent is also obtained.

In choosing a hotel, safety, cleanliness, comfort and pedagogical suitability come first. The variety of the breakfast depends on the property, and no guarantee is given regarding variety.

Night-time arrangements

Student rooms are placed on as few floors as possible and close to the accompanying teachers’ rooms.

Minibars in student rooms are emptied or locked; pay-TV and similar paid in-room services are switched off.

We work only with hotels whose reception is open 24 hours.

Fire safety and evacuation

Before booking, the hotel confirms in writing that it has a fire alarm system and marked emergency exits.

On arrival, the tour manager and accompanying teachers check the emergency exits and evacuation route on the floors where students are staying.

On the first evening, students are told where the assembly point is and what to do if the alarm sounds: lifts are not used, belongings are left behind and a headcount is taken at the assembly point.

CampusORG offers programmes that include all meals. These packages are especially recommended for grades 4, 5, 6 and 7.

For grades 8–12, rather than always limiting students to set restaurants and menus, arrangements that let them choose are preferred. On busy days, on full-day activities or for institutional visits at special locations, set meal options are added to the programme.

Any extra charges arising from these meals are notified before the trip, first to school leadership and then, after the school’s approval, to parents in writing.

From the team that designs the programme to the tour manager in the field, all our staff give priority to students’ basic needs. Besides meals, the route is planned and prepared for access to water, toilets and rest.

Meal breaks are arranged according to students’ ages, reasonable intervals between meals and the route. Depending on local conditions, meal breaks are taken at booked restaurants or at locations offering supervised free choice.

Meals by destination

On our Japan and Korea trips, meals are taken at pre-booked restaurants, where students choose from the menu. On our Europe trips, we choose safe, central areas with plenty of options where supervised free time can be given.

Preparing for busy days

On busy programmes, meal intervals are assessed in advance. When needed, students are told well ahead to carry snacks in their bags, and a stop is made at a shop where they can buy them.

Dietary preferences

Religious and cultural preferences stated in the health and dietary form (for example, a pork-free menu) and vegetarian diets are planned in advance for booked meals. For meals with free choice, students are guided towards suitable options.

For food allergies, Standard 03 applies.

The entire visa application process is handled by our in-house visa department, which works exclusively for our schools.

From the final registration date, we contact the parents who indicated on the registration form that a visa is needed and start the process. For participants who indicated that no visa is needed, passport and visa details are also collected and the necessary checks are made.

The country of application is determined by the actual route of the trip and the jurisdiction rules of the consulate concerned. The application centre is chosen according to the participant’s residence and the application rules of the country concerned. Where more than one valid option exists, the school’s location is also taken into account.

Appointment availability and the application timetable are tracked by our visa department. For countries where appointments are difficult to obtain, school leadership is kept informed and we communicate with the relevant missions throughout the process.

Full refund if no appointment can be secured

If a person cannot join the trip because a visa appointment could not be obtained, all payments they made to CampusORG towards the trip price are refunded without any deduction.

This guarantee applies only to the participant who could not get an appointment. It does not affect the other participants’ registrations or the trip going ahead.

Visa refusals

The refusal rate to date for our school groups’ visa applications is 1 in 1,000.

Where a refusal results from the applicant’s individual circumstances, responsibility lies with the parent. Refunds are assessed in line with the law and the terms of the contract. Any deduction cannot exceed the amounts that genuinely cannot be recovered; the remainder is refunded to the participant.

Document handling

Parents’ visa documents are not sent to the school campus. The document process is run directly through our head office. If documents are missing, we contact the parent directly to complete the process.

From the school, we ask only for institutional documents such as those for the accompanying teachers’ applications, the participation certificate and the consulate letter.

Preparation of documents for the Ministry of National Education (MEB) permit process begins once all participant registrations are complete.

Our staff responsible for MEB procedures prepare the documents to be used in the application and deliver them to school leadership. If additional documents or support are needed during the application, we help school leadership.

Personal data such as passports, visa documents and health information are stored in line with Türkiye’s Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK), in environments where access is restricted to authorised staff.

This data is shared only with the organisations and people the trip requires (such as consulates, hotels, airlines and the insurer) and only as far as necessary; once the purpose of processing no longer exists, it is deleted or destroyed in line with the law.

The sharing of photos and videos taken during the trip follows Ministry of National Education (MEB) rules and the school’s own rules.

In photos shared on CampusORG’s social media accounts, website and promotional materials, students’ faces are not visible.

In line with our principle of never revealing students’ location in real time, no photos or trip-related posts are shared on social media during the trip for safety reasons; posts are made only after the trip has ended.

Photos shared with parents are sent through closed channels agreed with school leadership.

In every proposal, all items included and not included in the price are shown in a standard table, in the same order.

It is clearly stated whether items such as accommodation and city taxes, tips, museum and archaeological site entries, local transport and meals are included in the price.

If a charge not covered by the proposal becomes necessary, it is notified first to school leadership and then, after the school’s approval, to parents in writing.

Cancellations and refunds are handled within the framework of Turkish consumer law and the Package Tour Contracts Regulation.

CampusORG prefers solutions that prevent conflict between the school and parents. Discretionary accommodations, gestures and additional solutions offered by our company are applied with the approval of school leadership. Participants’ statutory rights are reserved.

Cancellation and refund terms are set out in the participant contract attached to the registration form. Parents complete registration only after reading and accepting these terms.

For notices of termination given at least 30 days before the trip begins, no deduction is made other than mandatory taxes, duties and similar statutory costs.

For terminations with less than 30 days to go, the terms set out in the contract apply. In cases the participant could not foresee or prevent despite due care, and in cases of force majeure, documented, non-refundable costs permitted by law are taken into account.

Refunds are made within 14 days at the latest from receipt of the notice specified in the relevant legislation.

Changes on Turkish Airlines group tickets

Under the conditions CampusORG applies to its Turkish Airlines (THY) group tickets, a participant can be replaced up to 24 hours before the flight. No penalty or deduction applies.

Cancellations linked to the visa process

A participant who cannot get a visa appointment receives a full refund without deduction.

For participants who obtained an appointment but did not submit the required documents, could not be contacted, or were refused because they did not meet their application obligations, the deductions permitted by law apply. The deduction cannot exceed the amount that genuinely cannot be recovered.

All payments towards the trip price are made to CampusORG’s corporate bank accounts or corporate virtual POS systems. Cash payments and payments to personal accounts are not accepted.

Based on the first and last registration dates set in the trip announcement, the price can be paid by bank transfer in as many instalments as there are months until the trip begins. Instalments do not have to be equal. We make payment as easy as possible.

Full payment of the balance before the trip begins is a fixed rule that cannot be changed.

Depending on the route, prices are set in EUR, USD or GBP. Our corporate account details at nine banks widely used in Türkiye are shared with parents at registration. To reduce currency-transfer costs and hassle, parents are directed to use our account at the same bank as their own.

Payment by credit card, in instalments or in a single payment, is available. The total amount in TRY, calculated from the bank commission and the foreign-exchange selling rate applied at the time of payment, is notified to the parent before payment. Parents who accept these terms can pay each instalment or the full amount by credit card.

Parents who wish to pay in TRY are sent the current exchange rate and the amount due by our accounting department. This practice is explained in the registration form and the registration confirmation email.

Refund account

Refunds are made only to the same account, at the bank from which payment was made, and to the same account holder. No refund is made to another bank account or to another person.

Visa application fees

Visa application fees are paid for consular procedures and are documented in the applicant’s name. For this reason, they are not paid into our corporate accounts together with the trip price.

Visa application fees are handed over in cash at the time of application or together with the application documents.

All payments towards the trip price are received through our corporate bank accounts or corporate payment systems. Payments to personal accounts and cash collection of trip fees are not accepted.

Invoices are issued within five working days of the official end of the trip, without exceeding the legal maximum of seven days.

The service description on invoices includes the school name, trip name, trip dates and the student’s first name and surname.

Invoices are issued in line with the service components and the relevant tax legislation. The tax provisions applicable to services provided abroad, international transport and other service components are applied.

Corporate invoices

When the trip price is paid from a company’s or organisation’s bank account, the invoice is issued in that organisation’s name on request; no corporate invoice is issued for payments made from personal accounts. The requirements for describing the student and the trip are kept on corporate invoices too.

For most types of company, these invoices may not be accepted as a business expense in corporate accounting.

After every trip, a satisfaction survey is sent to the accompanying teachers and to parents. The results feed into our evaluation of tour managers and suppliers and into the planning of future programmes.

Complaints and suggestions submitted in writing receive a written reply within five working days at the latest.

Indicators and the annual report card

For every school year, the following indicators are calculated from survey results and trip records:

• Teacher and parent satisfaction: the share who rate their trip 4 or 5 out of 5.
• Survey response rate.
• The share of written complaints answered within five working days.
• The share of refunds completed within 14 days.
• Visa applications and refusals across our school groups.

The indicators are calculated from all responses, without selection or weighting, and published with the number of responses as an annual report card at campusorg.com.tr/standartlar at the end of every school year. The report card names no student, parent or school.

These standards are reviewed at least once a year. The current version is always published at campusorg.com.tr/standartlar.